Créditos do Sr Jair Mongelli Jr
Diretor Técnico
Arquivo Metropolitano Dom Duarte Leopoldo e Silva
Arquidiocese de São Paulo - Brasil
Texto confeccionado e utilizado pelo Sr Jair desde 2001
1 - O que é um Arquivo?
a) documentos únicos;
b) origem da acumulação;
c) diferenças entre arquivos e bibliotecas.
2 - Teoria das idades documentais:
a) 1ª idade: arquivo corrente (acesso rotineiro)
b) 2ª idade: arquivo intermediário (acesso esporádico)
c) 3ª idade: arquivo permanente (pesquisa histórica e patrimonial).
3- Legislação eclesiástica:
a) Código de Direito Canônico:
- Livros de Batismos (cânon 877),
- Livros de Casamentos (cânon 1121),
- Notificações de Casamentos (cânon 1122),
- Notificações de Nulidade Matrimonial (cânon 1123),
- Arquivos paroquiais (cânon 535),
- Duplicatas de Livros (cânon 491 §1),
- Arquivo Histórico Diocesano (cânon 491 §2).
4 - Normas gerais para a escrituração:
a) Letra legível (pedagógica ou técnica);
b) preencher todos os campos do assentamento;
c) não colocar dados incompletos, exemplo:
- os pais casados em Minas Gerais (?)
- ele nascido na paróquia de Portugal (?)
- ela nascida na paróquia de Alagoas (?)
d) usar sempre caneta;
e) o registro deverá ser feito logo após o evento, para não acumular;
f) solicitar sempre documentos para o preenchimento correto do nome, filiação, local de nascimento etc...;
g) os assentamentos devem ser registrados em livro "original", que ficará na paróquia, e também em livro "duplicata" que, após o preenchimento completo, deverá ser enviado ao Arquivo Diocesano;
h) os livros em duplicatas são importantíssimos principalmente na ocorrência de algum sinistro na paróquia (incêndio, inundação, roubo, vandalismo, ataque de cupins etc...;
i) as informações dos livros "duplicata" devem ser compatíveis com aquelas do livro "original" (dados, seqüência dos registros, assinatura, do assentamento etc...;
j) cuidados com os livros de registro:
- arquivado em armário fechado
- em local seco,
- não comer, não beber, e não fumar perto do livro,
- evitar que crianças ou pessoas estranhas tenham acesso aos livros e processos paroquiais.
k) o pároco deve assinar todos os assentamentos e, se possível, usando um carimbo com o nome completo;
l) não registrar apelidos ou nomes incompletos, como por exemplo: Pe. Serginho, Pe. Léo, ou Pe. João;
m) se o celebrante ou pároco forem de ordem religiosa, registrar após o nome completo a sigla da congregação, como por exemplo: sj (jesuítas), sdb (salesianos), dc (doutrinários) entre outras;
n) sempre registrar os assentamentos em ordem cronológica;
o) não retirar as folhas dos livros;
p) não rasurar e nem usar corretivo (o tal "branquinho")
q) agendar um horário durante a semana somente para a escrituração dos batizados, casamentos e notificações.
5- Processos Matrimoniais:
a) anexar toda a documentação no processo;
b) arquivá-los em ordem cronológica;
c) fazer índice dos processos arquivados para facilitar a consulta e a localização;
d) acondicioná-los em caixas-arquivo de plástico (polionda) para melhorar a preservação;
e) não jogar fora e nem destruir nenhum processo de casamento, pois os mesmos podem ser consultados para processo de declaração de nulidade matrimonial ou, no futuro, como um documento histórico do arquivo diocesano;
f) o processo de casamento deve ser feito pelo pároco, principalmente a entrevista com os noivos.
g) verificar se a certidão de batismo apresentada não foi feita pela ICAB (Igreja Católica Apostólica Brasileira), pois o casamento poderá ser considerado inválido.
6 - Notificação Matrimonial:
a) A notificação do casamento averbada no registro do batismo dos nubentes é muito importante tanto do ponto de vista histórico, pois completa as informações contidas no assentamento de batismo, quanto na questão da segurança dada aos noivos, principalmente para os casos, que acontecem de bigamia e poligamia;
b) na notificação devem constar todos os dados relativos ao casamento como também do batismo dos nubentes para a localização dos registros;
c) deve ser indicada a paróquia do batismo, o bairro, o município, número do livro, a página, o nº. de ordem do assentamento e a data em que foi realizado o batismo;
d) é fundamental a indicação do bairro, pois, a diocese poderá ter mais de uma paróquia com o nome do mesmo padroeiro;
e) as notificações devem ser averbadas nos livros de batizados, tanto da paróquia quanto do arquivo diocesano; e posteriormente enviada à paróquia de casamento que deverá anexá-la ao processo de casamento;
f) para facilitar o registro e as averbações é de interesse que as dioceses tenham um formulário padrão, contendo todos os dados necessários.
7 - Notificação da Declaração de Nulidade Matrimonial:
a) Conforme o cânon 1123 do C.D.C., o Tribunal Eclesiástico encaminha uma notificação para ser averbada no registro do batismo e do casamento dos solicitantes, tanto no livro da paróquia como no livro "duplicata" sob a custódia do arquivo diocesano.
8 - Certidões expedidas pelas paróquias:
a) As certidões de batismo para fins matrimoniais, também conhecidas como batistérios, devem indicar, de forma completa, todos os dados relativos ao registro, além do nº do livro, página, nº de ordem do assentamento e data do batismo;
b) quando um batistério for realizado, se indique ao lado do registro, ou manualmente ou com o auxílio de um carimbo, a data em que a certidão foi expedida;
c) para a solicitação de uma nova certidão de batismo, esta deverá indicar quando foi realizada a certidão de batismo anterior, para os mesmos fins matrimoniais.
9 - Livros paroquiais auxiliares:
a) Mesmo sem a devida tradição, considero importante que as paróquias possuam um livro para o registro da Primeira Eucaristia e outro para o assentamento da Crisma, com o registro dos dados necessários para estes dois eventos sacramentais.
10 - Informatização nas paróquias:
a) deve-se entender a informatização dos registros paroquiais como uma ferramenta auxiliar para acelerar e dinamizar, principalmente, a localização das informações;
b) os registros manuscritos, em livros de batizados e casamentos, devem permanecer, devido à própria legislação canônica em vigor como também pela perda de valiosas informações armazenadas em base de dados informatizados;
c) os problemas citados no item anterior são, por exemplo.
